Die kurze Antwort
Als Versicherungsmakler musst du die statusbezogene Erstinformation beim ersten Geschäftskontakt übergeben — klar und verständlich in Textform (§ 15 VersVermV). Ein PDF per Link erfüllt das genauso wie Papier. Entscheidend ist, dass du die Übergabe beweisen kannst. Digital lässt sich der komplette Erstkontakt in einem Vorgang erledigen: Erstinformation, Maklervertrag und Vollmacht — mit Zeitstempel als Nachweis.
Die Rechtsgrundlage ist § 15 VersVermV — die deutsche Umsetzung der europäischen Versicherungsvertriebsrichtlinie (IDD). Die Vorschrift verlangt, dass du dem Kunden beim ersten Geschäftskontakt eine Reihe statusbezogener Informationen mitteilst. Wer eine Erstinformation als Muster aufsetzt, sollte diese Punkte vollständig abdecken:
Familienname und Vorname sowie die Firma, unter der du auftrittst — bei Gesellschaften zusätzlich die vertretungsberechtigten Personen.
Die ladungsfähige Anschrift deines Betriebs, nicht nur ein Postfach.
Ob du als Versicherungsmakler mit Erlaubnis nach § 34d Abs. 1 GewO, als Versicherungsvertreter oder als produktakzessorischer Vermittler tätig bist — die statusbezogene Kerninformation, nach der die Erstinformation benannt ist.
Deine Registrierungsnummer im Vermittlerregister (geführt vom DIHK, abrufbar unter vermittlerregister.info) und wie der Kunde die Eintragung überprüfen kann.
Direkte oder indirekte Beteiligungen von über 10 % an den Stimmrechten oder am Kapital eines Versicherers — und umgekehrt: ob ein Versicherer eine solche Beteiligung an deinem Unternehmen hält.
Die Anschriften der Schlichtungsstellen, die der Kunde bei Streitigkeiten anrufen kann — insbesondere Versicherungsombudsmann e. V. und Ombudsmann Private Kranken- und Pflegeversicherung.
Praxis-Tipp: Die Erstinformation ist ein statisches Dokument — einmal sauber erstellt, verwendest du sie für jeden neuen Kunden wieder. Aktualisieren musst du sie nur, wenn sich Anschrift, Registernummer oder Beteiligungen ändern. Mehr zum digitalen Arbeiten als Makler findest du auf unserer Seite KiwiSign für Versicherungsmakler.
Der Zeitpunkt ist eindeutig: beim ersten Geschäftskontakt — nicht erst beim Antrag, nicht erst beim Vertragsschluss. Sobald es inhaltlich um Versicherungen geht, muss die Erstinformation übergeben sein. Genau das macht sie im Alltag lästig: Der Erstkontakt findet heute am Telefon, per E-Mail oder im Videocall statt — nicht am Schreibtisch mit Papierstapel.
Zur Form sagt § 15 VersVermV: „klar und verständlich in Textform“. Textform (§ 126b BGB) ist medienneutral — ein PDF, das der Kunde per E-Mail oder Link erhält und speichern kann, genügt vollständig. Du darfst die Erstinformation also digital übergeben, ohne Abstriche bei der Rechtssicherheit. Nur zwei Ausnahmen erlauben die mündliche Übermittlung: wenn der Kunde es ausdrücklich wünscht oder wenn vorläufige Deckung gewährt wird — und selbst dann musst du die Textform unverzüglich nach Vertragsschluss nachliefern.
Der Punkt, der in der Praxis über Ärger oder Ruhe entscheidet, ist ein anderer: die Dokumentation der Übergabe. Das Gesetz verlangt keine Empfangsbestätigung — aber wenn die IHK prüft oder ein Kunde im Haftungsfall behauptet, nie eine Erstinformation erhalten zu haben, musst du das Gegenteil belegen können. Ein Ausdruck im Ordner ohne Unterschrift beweist nichts. Eine kurze Empfangsbestätigung, die der Kunde digital signiert, beweist alles: Wer hat das Dokument wann geöffnet und bestätigt — festgehalten im Audit-Trail mit Zeitstempel.
Deshalb hat sich ein einfacher digitaler Ablauf bewährt: Du schickst dem Kunden nach dem ersten Telefonat einen Link, hinter dem die Erstinformation als PDF liegt — zusammen mit einer Bestätigungszeile, die er mit zwei Klicks signiert. Damit ist die Pflicht erfüllt und der Nachweis erbracht, bevor das eigentliche Beratungsgespräch beginnt.
Auf die Erstinformation folgen im Normalfall zwei weitere Dokumente: Maklervertrag (das Mandat) und Maklervollmacht (die Legitimation gegenüber den Versicherern). Beide sind formfrei — sie könnten theoretisch sogar mündlich geschlossen werden. Praktisch wäre das fahrlässig: Ohne dokumentierte Vollmacht verweigern Versicherer die Korrespondenz und die Bestandsübertragung, und ohne unterschriebenen Maklervertrag fehlt dir im Streit über Pflichten und Vergütung jede Grundlage.
Weil beide Dokumente formfrei sind, genügt eine einfache elektronische Signatur — eine qualifizierte Signatur (QES) ist nicht erforderlich. Die Maklervollmacht digital einzuholen ist damit nicht nur zulässig, sondern die beweissicherere Variante: Statt eines hin- und hergemailten Scans hast du ein signiertes Dokument mit Protokoll, das Identität und Zeitpunkt belegt.
Der eigentliche Gewinn liegt im Ablauf: Statt drei Papierdokumente zu drucken, zu versenden und hinterherzutelefonieren, bündelst du Erstinformation, Maklervertrag und Vollmacht in einem einzigen Signatur-Vorgang. Der Kunde öffnet einen Link, liest die Erstinformation, unterschreibt Vertrag und Vollmacht — fertig in wenigen Minuten, ohne Account, auch am Handy. Mit einem Dauerlink-Formular geht es noch schneller: ein fester Link für alle Neukunden, den du in E-Mail-Signatur, Website oder Terminbestätigung einbaust. Eine kostenlose Vorlage für den Versicherungsmaklervertrag und weitere Muster findest du in unseren Vertragsvorlagen.
Mit der Erstinformation ist es nicht getan. Nach § 61 VVG musst du den Kunden — soweit nach der Komplexität des Produkts Anlass besteht — nach Wünschen und Bedürfnissen befragen, ihn beraten und die Gründe für jeden erteilten Rat angeben. Das Ganze ist zu dokumentieren: § 62 VVG verlangt die Übermittlung des Beratungsprotokolls klar und verständlich in Textform vor Abschluss des Vertrags. Auch hier gilt: Ein PDF, das der Kunde erhält und speichern kann, erfüllt die Anforderung.
Ein Verzicht ist möglich, aber bewusst hoch aufgehängt: Der Kunde kann auf Beratung und Dokumentation nur durch eine gesonderte schriftliche Erklärung verzichten (§ 61 Abs. 2 VVG) — mit deinem ausdrücklichen Hinweis, dass sich der Verzicht nachteilig auf Schadensersatzansprüche nach § 63 VVG auswirken kann. Nur bei Fernabsatzverträgen im Sinne des § 312c BGB genügt statt der Schriftform die Textform. Eine Verzichtsklausel im Maklervertrag selbst reicht nicht — es muss eine eigene, separate Erklärung sein.
Für dich als Makler ist die Beratungsdokumentation ohnehin weniger Last als Schutzschild: Im Haftungsfall ist das signierte Protokoll oft das einzige Dokument, das belegt, was besprochen und empfohlen wurde. Digital signiert — mit Datum und Unterschrift des Kunden — ist es deutlich belastbarer als ein einseitig abgelegter Gesprächsvermerk.
Ein Vorgang statt drei Papierdokumente: Der Kunde erhält einen Link, bestätigt den Empfang der Erstinformation und unterschreibt Maklervertrag und Vollmacht — jeder Schritt mit Zeitstempel dokumentiert, als Nachweis gegenüber IHK und Gericht.
Mehr Grundlagen zur Rechtsgültigkeit elektronischer Unterschriften findest du in unserem Blog und im Ratgeber „Ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?“
Erstinformation, Maklervertrag und Vollmacht per Link an den Kunden senden, digital unterschreiben lassen — mit Zeitstempel als Nachweis. Kunden brauchen keinen Account.
Dieser Artikel wurde sorgfältig recherchiert (Stand: August 2026), ersetzt aber keine Rechtsberatung. Bei Fragen zu deinen konkreten Pflichten als Vermittler sprich im Zweifel mit deiner IHK oder einer Fachanwältin bzw. einem Fachanwalt für Versicherungsrecht.