Die E-Rechnungspflicht kommt in drei Stufen — die erste gilt bereits.
1. Januar 2025gilt bereits
Jedes Unternehmen — auch Freelancer und Kleinunternehmer — muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine E-Mail-Adresse reicht formal, aber du musst die Datei auch lesen und GoBD-konform archivieren.
1. Januar 2027
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Papier- und einfache PDF-Rechnungen sind dann für sie nicht mehr zulässig.
1. Januar 2028
Ab jetzt gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmen — unabhängig vom Umsatz. Ausnahmen: Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen weiterhin nicht ausstellen (nur empfangen), Kleinbetragsrechnungen bis 250 € bleiben ausgenommen.
Kurz für Kleinunternehmer (§19 UStG): Du musst keine E-Rechnungen ausstellen — auch nicht ab 2028. Aber du musst sie seit 2025 empfangen können. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind generell ausgenommen.
Beide Formate erfüllen die Pflicht — der Unterschied liegt darin, ob ein Mensch die Rechnung ohne Software lesen kann.
Reines XML — der Behörden-Standard
PDF + eingebettetes XML — das Hybrid-Format
Wichtig: Ein normales PDF ohne eingebettetes XML — egal ob aus Word, Excel oder einem Rechnungsgenerator — ist keine E-Rechnung und erfüllt die Pflicht ab 2027/2028 nicht.
Ein reines PDF ist keine E-Rechnung — es fehlen die strukturierten, maschinenlesbaren Daten nach EN 16931. Wer ab 2027/2028 einfach weiter PDFs schickt, stellt formal keine gültigen Rechnungen aus.
E-Rechnungen müssen im Originalformat GoBD-konform aufbewahrt werden — das XML einfach zu löschen und nur einen Ausdruck abzuheften genügt nicht.
Auch mit §19 UStG bist du seit 2025 verpflichtet, E-Rechnungen deiner Lieferanten zu empfangen und zu verarbeiten. Die Ausstellungspflicht trifft dich nicht — die Empfangspflicht schon.
Eine XRechnung ist reines XML. Ohne passende Software siehst du nur Code. Du brauchst einen Viewer oder ein Tool, das die Daten lesbar darstellt.
Jahrzehntelang war der Ablauf derselbe: Rechnung in Word oder Excel tippen, als PDF exportieren, per E-Mail verschicken. Genau dieses Modell beendet der Gesetzgeber schrittweise — denn ein PDF ist für den Empfänger nur ein Bild der Rechnung. Jede Buchhaltung muss die Daten von Hand abtippen oder per Texterkennung raten.
Eine E-Rechnung nach EN 16931 enthält dieselben Informationen als strukturierte Daten: Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Bankverbindung — alles maschinenlesbar. Buchhaltungssoftware verbucht so eine Rechnung automatisch, ohne Tippfehler und ohne manuelle Arbeit. Deshalb schreibt der Gesetzgeber ab 1.1.2027 (Umsatz > 800.000 €) bzw. 1.1.2028 (alle) das strukturierte Format für B2B-Rechnungen vor.
Für Freelancer und Selbstständige heißt das konkret: Wer heute schon auf ein Tool setzt, das später ZUGFeRD oder XRechnung ausgibt, muss 2028 nichts umstellen. Bei KiwiSign kannst du schon jetzt kostenlos Rechnungen schreiben — mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG und eingebauter Nachfassung offener Rechnungen. Die E-Rechnungs-Ausgabe (ZUGFeRD/XRechnung) ist in Arbeit und wird kostenlos.
ZUGFeRD- und XRechnungs-Ausgabe sind in Arbeit und werden kostenlos. Trag dich ein — wir sagen dir Bescheid, sobald es live ist.
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