Die kurze Antwort
Seit dem 1.1.2025 müssen alle deutschen Unternehmen — auch Freelancer und Kleinunternehmer — E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: ab 2027 Pflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Einzige dauerhafte Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen nie selbst E-Rechnungen ausstellen. Und wichtig: Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.
Die E-Rechnungs-Pflicht kommt nicht auf einen Schlag, sondern in Stufen. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das § 14 UStG neu gefasst hat — die Details hat das Bundesfinanzministerium im BMF-Schreiben vom 15.10.2024 geregelt (ergänzt durch ein Folgeschreiben vom 15.10.2025). Betroffen sind nur Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) — Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € bleiben außen vor.
Der oft übersehene Punkt: Die Empfangspflicht gilt schon — ohne Übergangsfrist, ohne Umsatzgrenze, ohne Kleinunternehmer-Ausnahme. Jeder Lieferant darf dir seit dem 1.1.2025 eine E-Rechnung schicken, ohne dich vorher zu fragen. Die Übergangsfristen betreffen ausschließlich das Ausstellen.
Kurz: Ja, jeder Unternehmer ist betroffen — aber unterschiedlich stark. Entscheidend ist, ob du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Das Jahressteuergesetz 2024 hat dich dauerhaft von der Ausstellungs-Pflicht befreit — nicht nur während der Übergangsfristen. Du darfst also auch nach 2028 weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer beschränkt sich auf den Empfang: Deine Lieferanten dürfen dir E-Rechnungen schicken, und du musst sie annehmen, prüfen und aufbewahren können.
Regelbesteuerte Freelancer und kleine Betriebe: Für dich läuft die Uhr. Bis Ende 2026 kannst du im B2B-Geschäft noch sonstige Rechnungen stellen — Papier geht immer, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Ab dem 1.1.2027 gilt die Ausstellungspflicht zunächst für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 1.1.2028 ausnahmslos für alle. Realistisch wirst du aber schon früher umstellen müssen: Viele Geschäftskunden — vor allem größere — verlangen bereits heute E-Rechnungen von ihren Dienstleistern.
Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) und Fahrausweise — hier bleibt alles beim Alten.
Das größte Missverständnis der ganzen Reform: „Ich verschicke meine Rechnungen doch schon als PDF — dann bin ich ja fertig.“ Leider nein. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 — also maschinenlesbare XML-Daten, die eine Software automatisch verarbeiten kann. Ein klassisches PDF ist nur ein Bild deiner Rechnung und zählt seit 2025 rechtlich als „sonstige Rechnung“, genau wie Papier.
Zwei Formate erfüllen die Norm in Deutschland in der Praxis:
Format 1
Eine reine XML-Datei ohne visuellen Teil — für Menschen ohne Viewer unlesbar, für Software perfekt. Der Standard der öffentlichen Verwaltung: Wer Behörden Rechnungen stellt, kommt an der XRechnung meist nicht vorbei.
Format 2
Ein Hybridformat: ein normal lesbares PDF/A-3, in das die XML-Daten eingebettet sind. Dein Kunde öffnet die Rechnung wie gewohnt, seine Buchhaltung liest das XML. Für Freelancer meist die praktischste Wahl. Achtung: Erst ab Version 2.0.1 gilt ZUGFeRD als E-Rechnung.
Wenn du deine Rechnungen bisher in Word bastelst und als PDF exportierst, lohnt ein Blick auf unseren Ratgeber Rechnung schreiben — und auf die E-Rechnungs-Funktion von KiwiSign, die aus deinem unterschriebenen Angebot direkt eine konforme E-Rechnung macht.
Richte eine feste E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen ein (z. B. rechnung@deine-domain.de) und teile sie deinen Lieferanten mit. Laut BMF genügt ein E-Mail-Postfach, um die seit 2025 geltende Empfangspflicht zu erfüllen — mehr Technik ist dafür nicht vorgeschrieben.
Eine XRechnung ist reines XML — im Editor unlesbar. Besorg dir ein Tool oder eine Rechnungssoftware, die den strukturierten Teil als normale Rechnung anzeigt, damit du Beträge, Steuersätze und Positionen vor der Zahlung prüfen kannst.
Der XML-Teil ist das steuerliche Original: elektronisch, unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahren — 8 Jahre lang (seit 2025). Ausdrucken und abheften reicht nicht. Eine geordnete Cloud-Ablage mit Schreibschutz ist für kleine Betriebe ein solider Start.
Spätestens ab 2028 (bzw. 2027 ab 800.000 € Vorjahresumsatz) musst du selbst strukturiert fakturieren — außer du bist Kleinunternehmer. Wähle jetzt ein Tool, das ZUGFeRD oder XRechnung erzeugt, statt 2027 unter Zeitdruck zu wechseln. Mit KiwiSign schreibst du E-Rechnungen direkt aus dem unterschriebenen Angebot heraus.
Bonus-Tipp: Wenn du ohnehin gerade deinen Papierkram digitalisierst — Verträge und Angebote kannst du längst rechtsgültig digital unterschreiben lassen. Wie das rechtlich funktioniert, erklärt unser Ratgeber „Ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?“
Weitere Artikel zu Gesetzen und Pflichten für Freelancer findest du in unserem Blog.
Angebot senden, digital unterschreiben lassen, konforme E-Rechnung erstellen und nachfassen — alles in einem Tool. Empfänger brauchen keinen Account.
Dieser Artikel wurde sorgfältig recherchiert (Stand: August 2026), ersetzt aber keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Fragen zu deinem konkreten Fall sprich mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater.