Die kurze Antwort
Seit dem 1.1.2025 gilt: Buchungsbelege — also auch Rechnungen — musst du 8 Jahre aufbewahren (vorher 10), Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse weiterhin 10 Jahre. Elektronisch empfangene Dokumente müssen elektronisch und unverändert archiviert werden — Ausdrucken reicht nicht. Ein teures DMS brauchst du dafür nicht, wohl aber ein sauberes Verfahren.
GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff — ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (aktuelle Fassung: geändert durch BMF-Schreiben vom 11.03.2024, anzuwenden seit 1. April 2024). Es beschreibt, wie die Finanzverwaltung digitale Buchführung und Belegablage erwartet — und gilt für jedes Unternehmen, vom Konzern bis zur Freelancerin mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
Hinter dem sperrigen Namen stecken fünf Prinzipien, die du kennen solltest:
Einmal erfasste Belege dürfen nicht nachträglich so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Änderungen müssen protokolliert werden — das ist der Kern der Revisionssicherheit.
Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können: Jeder Geschäftsvorfall braucht einen Beleg, jeder Beleg muss auffindbar und dem Vorgang zuzuordnen sein.
Belege werden zeitnah erfasst und geordnet abgelegt — nicht erst Monate später aus dem Schuhkarton rekonstruiert. Unbare Geschäftsvorfälle sollen innerhalb von zehn Tagen erfasst sein.
Eine kurze Beschreibung, wie Belege bei dir entstehen, abgelegt, gesichert und vor Veränderung geschützt werden. Bei Selbstständigen genügen oft ein bis zwei Seiten.
Elektronische Unterlagen müssen während der gesamten Frist maschinell auswertbar bleiben. Deshalb: Originalformat behalten — aus einer E-Rechnung im XML-Format darf kein bloßer Papierausdruck werden.
Die wichtigste Konsequenz für den Alltag: Elektronisch empfangene Dokumente müssen elektronisch aufbewahrt werden — im Originalformat. Die per E-Mail erhaltene PDF-Rechnung auszudrucken und die Datei zu löschen, ist keine ordnungsgemäße Archivierung. Das gilt erst recht für E-Rechnungen im strukturierten XML-Format, die maschinell auswertbar bleiben müssen.
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat der Gesetzgeber die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt — geregelt in § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB und § 14b UStG, in Kraft seit dem 1. Januar 2025. Zu den Buchungsbelegen zählen vor allem Ein- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und Lieferscheine mit Belegfunktion.
Die neue 8-Jahres-Frist gilt für alle Belege, deren alte Frist am 31.12.2024 noch lief. Wer also 2026 nach den GoBD-Aufbewahrungsfristen aufräumt, kann Buchungsbelege aus 2017 und älter in der Regel vernichten. Ausnahme: Für bestimmte Branchen wie Banken und Versicherungen bleibt es bei 10 Jahren.
Fristbeginn nicht vergessen: Die Frist startet erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2026 läuft also bis zum 31.12.2034. Wie du Rechnungen von Anfang an sauber und vollständig erstellst, zeigt unser Guide Rechnung schreiben.
Verträge und Angebote sind steuerlich meist Handels- bzw. Geschäftsbriefe (6 Jahre) — sobald sie aber Grundlage einer Buchung sind, etwa als Vertragsgrundlage einer Rechnung, sind sie im Zweifel wie Buchungsbelege zu behandeln. Die Praxisregel für Selbstständige: signierte Dokumente einheitlich mindestens 8 Jahre aufbewahren, dann bist du auf der sicheren Seite.
Die gute Nachricht: Elektronisch signierte PDFs sind für die GoBD-Archivierung besser geeignet als Papier. Ein sauber signiertes Dokument mit Audit-Trail bringt genau das mit, was die GoBD verlangen:
Damit die revisionssichere Archivierung für Selbstständige auch ohne teures DMS funktioniert, reicht ein einfaches, konsequent gelebtes Setup:
Warum die elektronische Signatur selbst rechtlich trägt — von eIDAS bis Beweiskraft vor Gericht — liest du im Ratgeber „Ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?“.
Der Klassiker: Die E-Mail-Rechnung wird ausgedruckt, abgeheftet, die Datei gelöscht. Elektronisch empfangene Dokumente müssen aber elektronisch und im Originalformat aufbewahrt werden — der Papierausdruck allein genügt nicht.
Wer eine Rechnung korrigiert, indem er die alte Datei überschreibt, verletzt die Unveränderbarkeit. Richtig: Stornorechnung bzw. korrigierte Rechnung als neues Dokument, das Original bleibt erhalten.
Bei einer Betriebsprüfung wird gern zuerst nach dem Verfahren gefragt. Wer nicht einmal grob beschreiben kann, wie Belege erfasst und archiviert werden, provoziert Nachfragen — und im schlimmsten Fall Zweifel an der gesamten Buchführung.
Ein Datenträger ohne Backup ist keine Archivierung. Fällt die Platte aus, sind die Belege weg — und die Nachweispflicht bleibt. Mindestens eine zweite, räumlich getrennte Sicherung (z. B. Cloud + lokale Kopie) gehört zum Pflichtprogramm.
Die Folgen reichen von unangenehmen Rückfragen bis zur Verwerfung der Buchführung mit Schätzung der Besteuerungsgrundlagen (§ 162 AO). Der Aufwand, es von Anfang an richtig zu machen, ist deutlich kleiner.
Mehr Artikel zu Gesetzen, Pflichten und Praxis-Vorlagen findest du in unserem Blog.
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Dieser Artikel wurde sorgfältig recherchiert (Stand: August 2026), ersetzt aber keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Fragen zu deiner konkreten Buchführung sprich im Zweifel mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater.