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Dokumente unterschreiben lassen — online, rechtsgültig, in Minuten

Kurz erklärt: Um ein Dokument online unterschreiben zu lassen, lädst du das PDF hoch, setzt ein Signaturfeld und sendest deinem Kunden einen Link — per E-Mail oder WhatsApp. Er unterschreibt am Handy mit dem Finger, ohne Account und ohne App. Die Unterschrift ist nach der eIDAS-Verordnung EU-weit rechtswirksam und wird mit Zeitstempel und IP-Adresse protokolliert.

Ausdrucken, hinfahren, hinterhertelefonieren — für eine einzige Unterschrift ist das verlorene Arbeitszeit. Auf dieser Seite zeigen wir Schritt für Schritt, wie du Verträge, Angebote und Formulare digital unterschreiben lässt, was dabei rechtlich gilt und warum der entscheidende Unterschied nicht die Signatur selbst ist, sondern das, was danach kommt: das automatische Nachfassen.

So lässt du ein Dokument unterschreiben — in 3 Schritten

1. PDF hochladen

Jedes PDF funktioniert: dein Angebot aus Word, der Vertrag vom Steuerberater, das ausgefüllte Formular. Einfach per Drag & Drop hochladen — KiwiSign erkennt mit KI-Unterstützung sogar automatisch, wo Signaturfelder hingehören.

2. Signaturfeld setzen

Markiere per Klick, wo dein Kunde unterschreiben soll. Mehrere Unterzeichner? Kein Problem — jeder bekommt seine eigenen Felder und seinen eigenen Link.

3. Link senden — fertig

Dein Kunde öffnet den Link am Handy oder Rechner, liest das Dokument im Browser und unterschreibt mit dem Finger. Du wirst sofort benachrichtigt und beide Seiten erhalten das signierte PDF.

Der ganze Vorgang dauert auf deiner Seite rund 60 Sekunden. Es gibt keine Software zu installieren — weder bei dir noch bei deinem Kunden. Du kannst es ohne Anmeldung ausprobieren: PDF in 10 Sekunden testen.

Was du alles unterschreiben lassen kannst

Praktisch jedes Geschäftsdokument, das keine gesetzliche Schriftform verlangt — und das ist die große Mehrheit. Die häufigsten Fälle unserer Nutzer:

Du brauchst erst noch den Vertrag selbst? In der Vorlagen-Bibliothek findest du kostenlose deutsche Muster — ausfüllen, anpassen und direkt zum Unterschreiben versenden.

Ist das rechtsgültig? Ja — das sagt die eIDAS-Verordnung

Elektronische Signaturen sind in der gesamten EU rechtswirksam. Artikel 25 der eIDAS-Verordnung (EU Nr. 910/2014) stellt klar: Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Für Angebote, Dienstleistungsverträge, NDAs und Auftragsbestätigungen gilt in Deutschland ohnehin Formfreiheit — sie sind sogar mündlich gültig. Die elektronische Unterschrift macht die Einigung nur beweisbar.

Der Beweis-Vorteil gegenüber Papier

Jede über KiwiSign eingeholte Unterschrift wird mit einem Audit-Trail protokolliert: Zeitstempel, IP-Adresse und E-Mail-Verifikation des Unterzeichners. Im Streitfall ist das deutlich belastbarer als eine eingescannte Unterschrift, bei der niemand nachweisen kann, wer wann unterschrieben hat.

Ausnahmen gibt es nur bei gesetzlicher Schriftform (etwa der Kündigung eines Arbeitsvertrags, § 623 BGB). Welche Dokumente welche Signaturart brauchen, erklärt unser Ratgeber „Ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?" — inklusive Dokumenttyp-Tabelle. Die Unterschiede zwischen einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter Signatur (EES/FES/QES) findest du im eIDAS-Signaturarten-Ratgeber.

Dein Kunde unterschreibt am Handy — ohne Account, auch per WhatsApp

Kein Account, keine App

Der Empfänger klickt den Link und unterschreibt im Browser. Jede Hürde, die du ihm ersparst, erhöht die Chance, dass er sofort unterschreibt — statt es auf später zu verschieben.

Versand auch per WhatsApp

Gerade Handwerks- und Privatkunden reagieren auf WhatsApp schneller als auf E-Mail. Der Signatur-Link funktioniert in jedem Kanal.

Unterschrieben in unter 60 Sekunden

Dokument öffnen, mit dem Finger unterschreiben, fertig. Keine Registrierung, kein Drucker, kein Scanner.

Beide Seiten erhalten das PDF

Nach der Unterschrift bekommen du und dein Kunde automatisch das signierte Dokument — revisionssicher abgelegt.

Wie das konkret aussieht, zeigt unser Beitrag „Vertrag per WhatsApp unterschreiben lassen".

Der eigentliche Gamechanger: automatisches Nachfassen

Das größte Problem beim Unterschreiben-Lassen ist nicht die Technik — es ist der Kunde, der nicht reagiert. Das Angebot liegt in seinem Postfach, er wollte „gleich" unterschreiben, dann kam etwas dazwischen. Studien zum Angebotsprozess zeigen: Die meisten Aufträge gehen nicht an den besseren Anbieter verloren, sondern an das Vergessen.

KiwiSign bleibt dran — du nicht

Ist ein Dokument nach ein paar Tagen noch nicht unterschrieben, erinnert KiwiSign deinen Kunden automatisch und freundlich — so lange, bis unterschrieben ist. Du siehst außerdem, ob dein Dokument geöffnet wurde. Kein Hinterhertelefonieren, kein „wollte ich längst machen".

Tipps und E-Mail-Vorlagen fürs manuelle Nachfassen findest du im Beitrag „Angebot nachfassen: Vorlagen & Timing" — oder du lässt KiwiSign das übernehmen.

Typische Einsatzfälle nach Branche

Vom Kostenvoranschlag an der Haustür bis zur Erstinformation nach § 15 VersVermV — so nutzen verschiedene Branchen das digitale Unterschreiben-Lassen:

HandwerksbetriebeImmobilienmaklerCoaches & BeraterVersicherungsmaklerAlle Branchen

Was kostet es, Dokumente unterschreiben zu lassen?

KiwiSign kostet ab 19 €/Monat im Start-Tarif bei jährlicher Zahlung (24 € monatlich, jederzeit kündbar) — mit 30 Tage Geld-zurück-Garantie. Inklusive automatischem Nachfassen, Vorlagen, eigenem Logo und Rechnungsstellung direkt nach der Unterschrift. Zum Vergleich: Eine einzige Fahrt quer durch die Stadt für eine Papier-Unterschrift kostet dich mit Arbeitszeit und Sprit meist mehr als ein Monatsabo. Alle Details auf der Preisseite.

Du vergleichst noch Anbieter? Unser E-Signatur-Tool-Vergleich stellt die gängigen Lösungen für den deutschen Markt ehrlich gegenüber — inklusive DocuSign-Alternative.

Häufige Fragen zum Unterschreiben-Lassen

Ist eine so eingeholte Unterschrift rechtsgültig?+

Ja. KiwiSign erstellt einfache elektronische Signaturen nach der eIDAS-Verordnung (EU Nr. 910/2014, Art. 25). Sie sind EU-weit rechtswirksam und für die große Mehrheit der Geschäftsdokumente ausreichend: Angebote, Dienstleistungsverträge, NDAs, Auftragsbestätigungen. Nur wenige Sonderfälle mit gesetzlicher Schriftform (z. B. Kündigung eines Arbeitsvertrags) verlangen mehr.

Braucht mein Kunde einen Account oder eine App?+

Nein. Dein Kunde bekommt einen Link, öffnet ihn am Handy oder Rechner im Browser und unterschreibt mit dem Finger oder der Maus — ohne Registrierung, ohne App-Installation, ohne Download.

Wie lange dauert es, bis ein Dokument unterschrieben ist?+

Das Versenden dauert etwa 60 Sekunden: PDF hochladen, Signaturfeld setzen, Link senden. Dein Kunde unterschreibt in unter einer Minute. Falls er nicht sofort reagiert, erinnert KiwiSign ihn automatisch — bis unterschrieben ist.

Kann ich den Link auch per WhatsApp senden?+

Ja. Der Signatur-Link funktioniert überall: E-Mail, WhatsApp, SMS oder Messenger. Gerade bei Handwerks- und Privatkunden ist WhatsApp oft der schnellste Weg zur Unterschrift.

Was ist mit dem Nachweis — kann der Kunde die Unterschrift abstreiten?+

Jede Unterschrift wird mit Audit-Trail protokolliert: Zeitstempel, IP-Adresse und E-Mail-Verifikation. Das ist deutlich besser dokumentiert als eine eingescannte Unterschrift auf Papier.

Was kostet das?+

Ab 19 €/Monat (jährliche Zahlung) bzw. 24 €/Monat (monatlich kündbar) — mit 30 Tage Geld-zurück-Garantie. Bringt dir KiwiSign nicht die erste Unterschrift oder Rechnung schneller, bekommst du dein Geld zurück, ohne Wenn und Aber. Ein einziges nicht versandetes Angebot zahlt das Abo meist schon.

Dein nächstes Dokument: unterschrieben statt liegengeblieben.

PDF hochladen, Link senden, Unterschrift bekommen — probier es aus.

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