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Vertrag unterschreiben lassen — online, rechtsgültig, per Link
Kurz erklärt: Um einen Vertrag online unterschreiben zu lassen, lädst du das fertige PDF hoch, setzt für jede Vertragspartei ein Signaturfeld und sendest der Gegenseite einen Link — per E-Mail oder WhatsApp. Sie unterschreibt im Browser am Handy, ohne Account und ohne App. Für die große Mehrheit der Verträge reicht diese einfache elektronische Signatur nach eIDAS; nur bei gesetzlicher Schriftform (Bürgschaft, Verbraucherdarlehen, Kündigung eines Arbeitsvertrags) gilt etwas anderes.
Der Vertrag ist ausverhandelt, beide Seiten sind sich einig — und dann liegt er zwei Wochen als Anhang in einem Postfach, weil niemand einen Drucker greifbar hat. Diese Seite zeigt, wie du einen Vertrag digital unterschreiben lässt, welche Vertragstypen das dürfen und welche nicht, wie du mehrere Unterzeichner steuerst und was im Streitfall wirklich zählt. Für Angebote und Kostenvoranschläge gibt es eine eigene Seite: Angebot unterschreiben lassen. Den Überblick über alle Dokumentarten findest du im Hub Dokumente unterschreiben lassen.
Welche Verträge du digital unterschreiben lassen darfst
Das deutsche Vertragsrecht kennt drei Stufen. Die meisten Verträge sind formfrei: Sie kommen durch Angebot und Annahme zustande, notfalls per Handschlag oder Telefon. Die Unterschrift dient hier nicht der Wirksamkeit, sondern dem Beweis. Eine Stufe darüber steht die Textform (§ 126b BGB): Der Text muss lesbar sein, den Erklärenden nennen und dauerhaft gespeichert werden können — eine E-Mail oder ein signiertes PDF genügt. Ganz oben steht die Schriftform (§ 126 BGB): eigenhändige Unterschrift auf Papier oder ersatzweise eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 126a BGB). Bei einigen wenigen Verträgen schließt das Gesetz selbst die elektronische Form ausdrücklich aus.
| Vertragstyp | Gesetzliche Form | Digital möglich? |
|---|---|---|
| Dienstleistungs-, Werk- & Freelancer-Vertrag | formfrei | einfache E-Signatur reicht |
| NDA / Geheimhaltungsvereinbarung | formfrei | einfache E-Signatur reicht |
| Coaching- & Beratungsvertrag | formfrei | einfache E-Signatur reicht |
| Angebot & Auftragsbestätigung | formfrei | einfache E-Signatur reicht |
| Maklervertrag Immobilienkauf (§ 656a BGB) | Textform § 126b | einfache E-Signatur reicht |
| Wohnraum-Mietvertrag bis 1 Jahr | formfrei | einfache E-Signatur reicht |
| Mietvertrag über 1 Jahr (§ 550 BGB) | Schriftform (sonst unbefristet) | QES oder Papier |
| Kündigung Arbeitsvertrag (§ 623 BGB) | Schriftform, E-Form ausgeschlossen | nur Papier |
| Bürgschaft (§ 766 BGB) | Schriftform, E-Form ausgeschlossen | nur Papier |
| Verbraucherdarlehen (§ 492 BGB) | Schriftform | QES oder Papier |
Faustregel: Alles, was zwischen Unternehmern im Tagesgeschäft geschlossen wird — Dienstleistungs- und Werkverträge, Freelancer-Verträge, NDAs, Beratungs- und Coaching-Vereinbarungen — lässt sich mit einer einfachen elektronischen Signatur rechtssicher unterschreiben. Der Maklervertrag beim Immobilienkauf verlangt seit § 656a BGB Textform; auch die erfüllt ein signiertes PDF problemlos, wie unser Beitrag „Maklervertrag digital abschließen“ im Detail erklärt.
Die Unterschiede zwischen Schrift- und Textform, inklusive der teuersten Verwechslungen aus der Praxis, findest du im Ratgeber „Schriftform vs. Textform“. Welche Signaturart (EES, FES, QES) hinter welchem Begriff steckt, erklärt der eIDAS-Signaturarten-Ratgeber.
So lässt du einen Vertrag unterschreiben — in 3 Schritten
1. Vertrag als PDF hochladen
Egal ob aus Word, vom Steuerberater oder aus unserer Vorlagen-Bibliothek: Du lädst das fertige PDF per Drag & Drop hoch. KiwiSign erkennt mit KI-Unterstützung, wo Unterschriftszeilen liegen, und schlägt die Signaturfelder vor.
2. Signaturfelder für jede Partei setzen
Du markierst, wo die Gegenseite unterschreibt — und wo du selbst. Bei mehreren Unterzeichnern bekommt jeder eigene Felder für Unterschrift, Name und Datum. Optional legst du fest, wer zuerst unterschreiben soll.
3. Link senden und Unterschrift erhalten
Die Gegenseite bekommt einen Link per E-Mail oder WhatsApp, öffnet den Vertrag im Browser, liest ihn und unterschreibt mit dem Finger. Du wirst sofort benachrichtigt, beide Seiten erhalten das signierte PDF mit Audit-Trail.
Auf deiner Seite dauert das rund eine Minute. Weder du noch dein Vertragspartner installieren Software. Fehlt dir noch der Vertragstext selbst? In der Vorlagen-Bibliothek liegen kostenlose deutsche Muster, etwa der Dienstleistungsvertrag oder der Freelancer-Vertrag, die du ausfüllst und direkt zum Unterschreiben versendest.
Verträge mit mehreren Unterzeichnern
Ein Vertrag hat mindestens zwei Parteien — und oft mehr: zwei Geschäftsführer, ein Ehepaar als Mieter, drei Gesellschafter einer GbR. Beim Papiervertrag heißt das Postversand im Kreis oder ein gemeinsamer Termin. Digital löst du das mit getrennten Signaturfeldern: Jede Person erhält ihren eigenen Link und unterschreibt nur die Felder, die ihr zugeordnet sind.
Eigene Felder pro Person
Du legst für jeden Unterzeichner Unterschrift, Name und Datum an. Niemand kann versehentlich das Feld eines anderen ausfüllen.
Reihenfolge oder parallel
Alle gleichzeitig anschreiben, oder erst die eine Partei, dann die andere — je nachdem, ob die Reihenfolge inhaltlich eine Rolle spielt.
Du unterschreibst mit
Als Versender kannst du dich selbst als Unterzeichner eintragen. Der Vertrag ist erst vollständig, wenn alle Felder ausgefüllt sind.
Ein PDF, alle Signaturen
Am Ende gibt es genau ein Dokument mit allen Unterschriften und einem gemeinsamen Audit-Trail — keine drei Versionen, die jemand zusammenführen muss.
Ein typischer Fall ist die gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung, bei der beide Unternehmen unterschreiben, bevor ein Projekt startet. Wie das in fünf Minuten geht, zeigt der Beitrag „NDA digital unterschreiben lassen“.
Was im Streitfall zählt: Beweiskraft und Audit-Trail
Bei formfreien Verträgen entscheidet nicht die Form über die Wirksamkeit, sondern der Beweis über den Ausgang eines Streits. Wer hat wann was zugesagt? Eine eingescannte Papierunterschrift beantwortet das schlecht: Sie lässt sich kopieren, das Datum steht nur handschriftlich daneben, und ob der Text nachträglich verändert wurde, sieht niemand.
Was der Audit-Trail festhält
- Zeitpunkt jeder Unterschrift, sekundengenau
- IP-Adresse und Gerät des Unterzeichners
- E-Mail-Adresse, an die der Link ging, und ob er geöffnet wurde
- Prüfsumme des Dokuments — jede spätere Änderung wäre erkennbar
Rechtlich ist die elektronische Signatur durch Art. 25 der eIDAS-Verordnung abgesichert und vor deutschen Gerichten als Beweismittel zugelassen (freie Beweiswürdigung, § 286 ZPO). Ausführlich, mit Dokumenttyp-Tabelle, im Ratgeber „Ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?“.
Vertrag per E-Mail unterschreiben lassen: Anhang oder Link?
Der klassische Weg ist der PDF-Anhang mit der Bitte „bitte unterschrieben zurück“. Er hat drei Schwächen: Der Empfänger muss drucken, unterschreiben und scannen oder eine Signatur-App bemühen; das Ergebnis kommt als Foto oder Scan in wechselnder Qualität zurück; und wer wann welche Version unterschrieben hat, lässt sich später kaum nachvollziehen. Beim Signatur-Link bleibt die E-Mail dieselbe — nur der Anhang wird durch einen Link ersetzt. Der Vertrag liegt unverändert auf dem Server, die Gegenseite unterschreibt direkt im Browser, und du bekommst kein Foto, sondern das Original-PDF mit eingebetteter Unterschrift und Protokoll.
Dazu kommt der Versionsschutz: Ein Anhang lässt sich vor dem Unterschreiben bearbeiten, ein per Link bereitgestellter Vertrag nicht. Was unterschrieben wird, ist exakt das, was du hochgeladen hast.
Die Gegenseite unterschreibt am Handy — ohne Account
Der Signatur-Link funktioniert in jedem Kanal: E-Mail, WhatsApp, SMS. Dein Vertragspartner tippt ihn an, sieht den vollständigen Vertrag im Browser und unterschreibt mit dem Finger. Keine Registrierung, kein Download, kein Ausdrucken. Jede Hürde, die du ihm ersparst, verkürzt die Zeit bis zur Unterschrift — Verträge, die man „später am Rechner“ erledigen will, bleiben erfahrungsgemäß am längsten liegen.
Wenn der Vertrag liegen bleibt: automatisches Nachfassen
Die häufigste Ursache für einen nicht unterschriebenen Vertrag ist weder ein Einwand noch ein besseres Konkurrenzangebot, sondern Vergessen. Der Link ist im Posteingang nach unten gerutscht, die Woche war voll. Selbst nachzuhaken fühlt sich aufdringlich an, also passiert es zu spät oder gar nicht.
KiwiSign erinnert — freundlich und automatisch
Ist der Vertrag nach einigen Tagen noch nicht unterschrieben, geht eine Erinnerung raus, bis unterschrieben ist oder du das Nachfassen stoppst. Intervall und Anzahl legst du pro Dokument fest. Du siehst außerdem jederzeit, ob der Link überhaupt geöffnet wurde — und weißt so, ob du anrufen solltest oder einfach abwarten kannst.
Denselben Vertrag immer wieder? Als Vorlage oder Dauerlink
Wer jeden Monat den gleichen Beratungsvertrag, dieselbe NDA oder dieselbe Auftragsbestätigung verschickt, muss das nicht jedes Mal neu aufsetzen. Speichere den Vertrag mit seinen Signaturfeldern als Vorlage und schicke ihn mit einem Klick an den nächsten Kunden. Noch einen Schritt weiter geht das Dauerlink-Formular: ein fester Link, den du auf deine Website setzt oder in jede E-Mail kopierst. Der Kunde füllt seine Daten selbst aus, unterschreibt, und du bekommst den fertigen Vertrag — ohne jedes Mal ein neues Dokument anzulegen.
Das eignet sich für Onboarding-Verträge, Einwilligungen, Mitgliedschaften und alles, was in gleicher Form an viele Personen geht.
Nach der Unterschrift: Aufbewahrung und Archiv
Das signierte PDF gehört dir: Du lädst es herunter, legst es in deiner Ablage ab und behältst es zusätzlich im KiwiSign-Archiv. Für Verträge, die steuerlich relevant sind, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen — was „revisionssicher“ dabei wirklich heißt und wie du signierte Dokumente ohne teures Dokumentenmanagement GoBD-konform aufbewahrst, erklärt der Beitrag „GoBD & Aufbewahrungsfristen“.
Was kostet es, Verträge unterschreiben zu lassen?
KiwiSign kostet ab 19 €/Monat bei jährlicher Zahlung (24 € monatlich, jederzeit kündbar) — mit 30 Tage Geld-zurück-Garantie. Enthalten sind das Versenden per Link, automatisches Nachfassen, Vorlagen, Dauerlink-Formulare, eigenes Logo und die Rechnungsstellung direkt nach der Unterschrift. Für die wenigen Schriftform-Fälle ist eine qualifizierte elektronische Signatur als Add-on pro Signatur geplant. Alle Tarife auf der Preisseite.
Du kommst von einem anderen Anbieter? Der DocuSign-Vergleich zeigt ehrlich, wo KiwiSign vorne liegt und wo nicht.
Häufige Fragen zum Vertrag-Unterschreiben-Lassen
Welche Verträge darf ich digital unterschreiben lassen?+
Fast alle. In Deutschland gilt Formfreiheit (§ 125 BGB im Umkehrschluss): Dienstleistungs-, Werk-, Freelancer-, Coaching- und Beratungsverträge, NDAs, Auftragsbestätigungen, AGB-Zustimmungen und Maklerverträge sind auch mündlich wirksam und dürfen daher elektronisch unterschrieben werden. Nur wenige Vertragstypen mit gesetzlicher Schriftform (z. B. Bürgschaft, Verbraucherdarlehen, Kündigung eines Arbeitsvertrags) brauchen Papier oder eine qualifizierte elektronische Signatur.
Ist ein per Link unterschriebener Vertrag vor Gericht gültig?+
Ja. Nach Art. 25 der eIDAS-Verordnung (EU Nr. 910/2014) darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung nicht abgesprochen werden, nur weil sie elektronisch vorliegt. Sie ist als Beweismittel zugelassen und unterliegt der freien Beweiswürdigung nach § 286 ZPO. Der Audit-Trail mit Zeitstempel, IP-Adresse und E-Mail-Verifikation macht sie in der Praxis belastbarer als eine eingescannte Papierunterschrift.
Kann ich einen Vertrag von mehreren Personen unterschreiben lassen?+
Ja. Du legst pro Unterzeichner eigene Signaturfelder an, jede Person bekommt ihren eigenen Link. Alle Beteiligten unterschreiben nacheinander oder unabhängig voneinander, und das fertige PDF enthält sämtliche Unterschriften samt Audit-Trail. Auch du selbst als Versender kannst als Unterzeichner mitunterschreiben.
Braucht die Gegenseite ein Konto oder eine App?+
Nein. Die Gegenseite öffnet den Link im Browser, am Handy oder am Rechner, liest den Vertrag und unterschreibt mit dem Finger oder der Maus. Ohne Registrierung, ohne Installation. Ein Konto brauchst nur du als Versender, um Verträge hochzuladen und Links zu erzeugen.
Was passiert, wenn die Gegenseite nicht unterschreibt?+
KiwiSign erinnert deinen Vertragspartner automatisch, wenn der Vertrag nach einigen Tagen noch offen ist. Du siehst außerdem, ob der Link geöffnet wurde. Das Nachfassen lässt sich pro Dokument aktivieren, anpassen oder stoppen.
Was kostet es, Verträge unterschreiben zu lassen?+
KiwiSign kostet ab 19 €/Monat bei jährlicher Zahlung bzw. 24 €/Monat monatlich kündbar, mit 30 Tage Geld-zurück-Garantie. Darin enthalten sind das Versenden per Link, automatisches Nachfassen, Vorlagen, Dauerlink-Formulare und die Rechnungsstellung nach der Unterschrift. Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) für Schriftform-Fälle ist als Add-on pro Signatur geplant.
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PDF hochladen, Felder setzen, Link senden — die Gegenseite unterschreibt am Handy.
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